وجاء نص ضوابط استئجار الجهات الحكومية للعقارات خارج المملكة العربية السعودية، كالتالي:

المادة الأولى:

يُقصد بالألفاظ والعبارات الآتية ‏-أينما وردت في هذه الضوابط‏- المعاني المبيَّنة أمامها، ما لم يقتضِ السياق غير ذلك:

المملكة: المملكة العربية السعودية.

الضوابط: ضوابط استئجار الجهات الحكومية للعقارات خارج المملكة العربية السعودية.

الهيئة: الهيئة العامة لعقارات الدولة.

الجهات الحكومية: الوزارات والأجهزة الحكومية والهيئات والمصالح والمؤسسات العامة والأجهزة ذات الشخصية المعنوية العامة المستقلة الراغبة في استئجار عقار خارج المملكة.

رئيس الجهة الحكومية: الوزير أو رئيس مجلس الإدارة أو المسؤول الأول في الجهة الحكومية التي ليس لها رئيس مجلس إدارة، أو من يفوضه.

منسوبو الجهة الحكومية: من يعمل لدى الجهة الحكومية أو يقدم خدمة لها بصورة دائمة أو مؤقتة، ويشمل ذلك منسوبي البعثات الدبلوماسية.

البعثة: السفارة أو الوفد الدائم لدى المنظمات الدولية أو الإقليمية أو القنصلية أو المكاتب التابعة لوزارة الخارجية في الخارج.

رئيس البعثة: من يُختار للعمل بهذه الصفة.

الدولة المضيفة: الدولة التي يقع فيها العقار المراد استئجاره.

المؤجر: مالك العقار، أو من يملك حق تأجيره وفق قوانين الدولة المضيفة.

التجديد: اتفاق طرفي العقد على إعادة إبرام العقد المنتهي، أو المقارب على الانتهاء، بنفس شروط وأحكام العقد السابق، أو بالتعديل عليها.

المادة الثانية:

لا يجوز لأي جهة حكومية استئجار عقار خارج المملكة إلا عند الحاجة الماسة له بعد موافقة الهيئة، مع التقيد بالآتي:

1‏- ألا يكون لدى الجهة الحكومية عقار يلبي حاجتها قابل للانتفاع به، وغير مستغل.

2‏- ألا يتوفر لدى الهيئة عقار يلبي حاجة الجهة الحكومية.

3‏- ألا تتوفر مساحة شاغرة ضمن عقارات الدولة في نفس المدينة يمكن الاستفادة منها لتلبية احتياج الجهة الحكومية، وذلك بعد أخذ موافقة الجهة الحكومية المستغلة للعقار، ودون الإخلال بأعمال أي جهة حكومية أخرى مشتركة في نفس العقار.

4‏- أن يتوفر لدى الجهة الحكومية الاعتماد المالي اللازم لاستئجار واستغلال العقار.

5‏- أن تحصل الجهة الحكومية على موافقة وزارة الخارجية، في حال رغبتها في استئجار مكتب أو مبنى مستقل خارج مقر البعثة.

6‏- مراعاة التوازن بين مصلحة الشراء والاستئجار وفق خطة احتياج الجهة الحكومية للعقارات خارج المملكة.

المادة الثالثة:

فيما عدا من تنص الأنظمة على إسكانهم، لا يُعد إسكان منسوبي الجهة الحكومية من الحاجات التي تجيز الاستئجار، وإذا كان الغرض من الاستئجار إسكان منسوبين تتطلب الأنظمة إسكانهم، فلا يجوز أن يزيد ما تدفعه الجهة الحكومية نظير الاستئجار على بدل الإقامة النقدي للمستفيد وقت الاستئجار أو التمديد أو التجديد، ويُستثنى من ذلك ما صدر بشأنه مراسيم ملكية أو أوامر أو قرارات.

المادة الرابعة:

يُشترط في العقار المراد استئجاره الآتي:

1‏- أن يكون خالياً من العيوب الإنشائية.

2‏- أن تتوفر فيه اشتراطات التراخيص اللازمة من الجهات المختصة في الدولة المضيفة.

3‏- أن تتناسب مواصفاته مع حاجة الجهة الحكومية.

4‏- أن تكون مساحة العقار المطلوب استئجاره في حدود حاجة الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار وفقاً للمعايير المعتمدة لدى الهيئة.

5‏- أن يكون مؤمناً عليه من قبل المؤجر ‏-إذا كان ذلك متاحاً‏- وفقاً لقوانين الدولة المضيفة.

6‏- ألا يكون عليه مخالفة من أي جهة مختصة تؤثر على الانتفاع به، وألا يكون محل نزاع.

7‏- ألا يكون عائداً لأحد منسوبي الهيئة أو الجهة الحكومية، أو قريب له حتى الدرجة الثالثة أو لمن له تأثير مباشر على عملية الاستئجار.

8‏- ألا يكون العقار عائداً لشخص من الأشخاص المحظور التعامل معهم وفقاً للأنظمة واللوائح والقرارات الصادرة من الجهات ذات العلاقة في المملكة أو الدولة المضيفة.

المادة الخامسة:

1‏- على الجهة الحكومية التقدم بطلب استئجار عقار خارج المملكة مشفوعاً بالاعتمادات المالية، والموافقات ‏-إن وجدت‏- وفقاً للنموذج المُعد لذلك، على أن يتضمن الآتي:

أ‏- نوع العقار المطلوب، وموقعه.

ب‏- الغرض من استئجار العقار.

ج‏- مدة استئجار العقار.

د‏- مواصفات العقار الفنية، والأمنية.

2‏- يُعاد الطلب إلى الجهة الحكومية للتصحيح، أو استكمال المستندات، خلال (خمسة عشر) يوم عمل.

3‏- تدرس الهيئة طلب الاستئجار، وتصدر قرارها بالموافقة عليه بعد التنسيق مع الجهات الراغبة في الاستئجار في ذات المدينة ‏-لتفادي التنافس بينهم وتحقيق الكفاءة في عملية الاستئجار‏-، أو رفضه، أو عرض عقار للدولة يلبي حاجة الجهة الحكومية، خلال مدة لا تتجاوز (خمسة عشر) يوم عمل من تاريخ اكتمال الطلب، ويجوز للهيئة تمديدها لمدة مماثلة، وفي حال رفض الهيئة للطلب؛ يكون القرار مسبباً.

المادة السادسة:

1‏- بعد موافقة الهيئة المبدئية على طلب الاستئجار، تُوفر الجهة الحكومية عروضاً من شركات التسويق والوساطة وبيوت الخبرة العقارية، لا تقل عن (ثلاثة) عروض، وفي حدود اعتماداتها المالية، وعلى الجهة الحكومية بذل العناية المهنية اللازمة عند توفير العروض، ويجوز للجهة الحكومية ‏-استثناءً‏- الاكتفاء بتقديم عرض (واحد)، مشفوعاً بالأسباب.

2‏- للهيئة توفير عروض إضافية، أو عروض بديلة عن العروض المقدمة من الجهة الحكومية، ولها الاستعانة بمن تراه من ذوي الخبرة والاختصاص من غير منسوبيها.

3‏- تدرس الهيئة العروض وتتحقق من مدى توافقها مع احتياج الجهة الحكومية.

4‏- يجوز أن تشمل العروض التجهيزات الأساسية، والتأثيث، والمتطلبات الفنية والأمنية، التي تمكن الجهة الحكومية من الانتفاع بالعقار.

5‏- تصدر الهيئة اعتمادها للعروض المناسبة، خلال مدة لا تتجاوز (خمسة عشر) يوم عمل من تاريخ استلام العروض، ويجوز للهيئة تمديدها لمدة مماثلة، وتُبلِّغ الهيئة الجهة الحكومية بالقرار؛ لاستكمال الإجراءات النظامية.

المادة السابعة:

1‏- تُشكّل الجهة الحكومية لجنة فنية لا يقل أعضاؤها عن (ثلاثة).

2‏- تقف اللجنة ‏-بالتنسيق مع رئيس البعثة أو من يفوضه‏- على العروض المعتمدة؛ لتقييمها من الناحية الفنية والأمنية والمالية، والتأكد من مناسبتها لحاجة الجهة الحكومية، والتوصية بالملائم منها، وتُعد محضراً بذلك خلال مدة لا تتجاوز (ثلاثين) يوماً من تاريخ تشكيل اللجنة.

3‏- على اللجنة التفاوض مع ملاك العقارات؛ للوصول إلى أفضل عرض سعر ممكن بما يتوافق مع الأسعار السائدة في المدينة.

4‏- ترفع الجهة الحكومية المحضر ‏-الوارد في الفقرة (2) من هذه المادة‏- إلى رئيس الجهة الحكومية أو من يفوضه؛ لاستكمال الإجراءات النظامية.

المادة الثامنة:

تخاطب الجهة الحكومية الجهات الأمنية المختصة؛ للتأكد من أن العقارات المختارة لا تعود لأشخاص أو جهات يحظر التعامل معها.

المادة التاسعة:

1‏- يكون العقد لمدة لا تزيد على (خمس) سنوات، ويتجدد تلقائياً لمدة أو مدد مماثلة ‏-بعد موافقة الهيئة‏- بما لا يتجاوز (عشرين) سنة من تاريخ إبرام العقد، ما لم يُبلِّغ أحد الطرفين الآخر بعدم رغبته في التجديد، قبل (ستين) يوماً على الأقل من تاريخ نهاية العقد، مع مراعاة قوانين الدولة المضيفة فيما يتعلق بأحكام الإبلاغ بعدم الرغبة في التجديد.

2‏- يجوز استثناءً من الفقرة (1) من هذه المادة، وفي حالات الضرورة التي تراها الجهة الحكومية، ووفق أسباب تقبلها الهيئة؛ تجديد العقد لمدد أخرى تزيد على (عشرين) سنة، وبما لا يتجاوز (ثلاثين) سنة.

3‏- تُبلِّغ الجهة الحكومية الهيئة عند رغبتها في تجديد العقد أو إنهائه قبل (مائة وعشرين) يوماً على الأقل من تاريخ نهاية العقد؛ وفقاً للنموذج المعد لذلك.

المادة العاشرة:

1‏- يوقع رئيس الجهة الحكومية أو من يفوضه العقد وفقاً للاعتمادات المالية.

2‏- تتولى الجهة الحكومية إدارة العقد وسداد قيمته.

3‏- تُدفع قيمة العقد على دفعات متساوية بداية كل سنة تعاقدية من مدة العقد، أو حسب شروط العقد.

4‏- تُزوِّد الجهة الحكومية الهيئة بنسخة من العقد، وما يطرأ عليه من تعديل أو تجديد أو إنهاء؛ وفقاً للضوابط.

5‏- تُعدّ الجهة الحكومية أو من تفوضه محضراً عند استلام العقار وتسليمه؛ وفق النموذج المُعد لذلك، على أن يتضمن حالة العقار وتجهيزاته، وتزوّد الجهة الحكومية الهيئة بنسخة من هذه المحاضر خلال (عشرة) أيام عمل من تاريخ استلام أو تسليم العقار.

المادة الحادية عشرة:

للجهة الحكومية توفير المقرات المؤقتة للبعثة أو المكاتب الفنية الملحقة بها، أو السكن لرؤساء البعثات أو الموظفين، ولها الاستفادة من الخيارات المتاحة في الدولة المضيفة كالمكاتب، والوحدات السكنية المفروشة، والشقق الفندقية، والفنادق، على أن يكون العقار مؤثثاً وجاهزاً للاستخدام، لمدة لا تزيد على (سنة)، ويجوز تجديدها لمدة مماثلة بعد موافقة رئيس الجهة الحكومية، وذلك في حدود الاعتمادات المالية للجهة الحكومية.

المادة الثانية عشرة:

دون إخلال بأحكام الضوابط، واستثناءً من المادة (السادسة) للجهة الحكومية الاستئجار المباشر للعقار في حدود الاعتمادات المالية، في الحالات الآتية:

1‏- المقرات المؤقتة للبعثة أو المكاتب الفنية الملحقة بها، أو السكن لرؤساء البعثات أو الموظفين.

2‏- المقرات الدائمة لمكاتب البعثات أو المكاتب الفنية الملحقة التي لا تتجاوز قيمة العقد الواحد منها (300,000) ثلاثمائة ألف دولار أمريكي سنوياً.

3‏- السكن الدائم لرئيس البعثة أو الموظفين أو للخدمات المساندة كالمستودعات ومواقف السيارات، ونحوها، التي لا تتجاوز قيمة العقد الواحد منها (50,000) خمسين ألف دولار أمريكي سنوياً

المادة الثالثة عشرة:

1‏- دون إخلال بأحكام الضوابط، يجوز لجهتين حكوميتين أو أكثر ‏-بعد أخذ موافقة الهيئة‏- استئجار عقار واحد يلبي حاجتهم في الدولة المضيفة؛ وفق النموذج المعد لذلك.

2‏- تتولى الجهة الحكومية إجراءات طلب الاستئجار، على أن يُحدد في الطلب المساحة المطلوبة لكل جهة حكومية.

3‏- تتولى الجهة الحكومية التي يكون لها المساحة الأكبر من العقار المستأجر إدارة العقد وتكاليف الخدمات العامة وتكاليف تشغيل المبنى وصيانته، وفي حال تساوي المساحات المستأجرة تكون المسؤولية على الجهة الأسبق في الاستئجار.

4‏- تتحمل كل جهةٍ حكومية تكاليف التجهيزات الأساسية للعقار، والخدمات العامة ونحوها بحسب مساحتها [المساحة المستغلة ÷ المساحة الإجمالية] × إجمالي التكاليف.

المادة الرابعة عشرة:

1‏- على الجهة الحكومية عند إبرام العقد التأكد من توافقه مع الضوابط، بما لا يتعارض مع قوانين الدولة المضيفة والأعراف السائدة، مع تضمينه الآتي:

أ‏- نصاً يتحمل بموجبه المؤجر إجراء الصيانة العلاجية (التصحيحية والتجديدية) للتجهيزات الأساسية للعقار المستأجر على نفقته الخاصة، ولا يُعوَّض المؤجر أو تزاد أجرته نظير قيامه بأعمال الصيانة العلاجية، التي تحد من الانتفاع بالعقار خلال مدة سريان العقد.

ب‏- نصاً يمنحها الحق في فسخ العقد، حال القوة القاهرة، أو الظروف الطارئة.

ج‏- نصاً يُلزم المؤجر بتحمل قيمة وتكاليف التسويق والوساطة.

د‏- نصاً يتضمن القانون واجب التطبيق.

2‏- يجوز أن تتحمل الجهة الحكومية ‏-وفق قوانين الدولة المضيفة والأعراف السائدة‏- مبلغ التأمين، وأيّ رسومٍ أو ضرائب ناتجة عن العقد، ما لم تُعفَ من ذلك، بموجب الاتفاقيات والمعاهدات الدولية التي تكون المملكة والدولة المضيفة طرفاً فيها.

3‏- يجوز للجهة الحكومية تملك العقار عن طريق الإيجار المنتهي بالتمليك، وفق الإجراءات المنظمة لتملك العقارات خارج المملكة.

المادة الخامسة عشرة:

تُقدم الجهة الحكومية المستأجرة للعقار تقريراً دورياً إلى الهيئة عن حالة العقار المستأجر، وفقاً للنموذج المعد لذلك.

المادة السادسة عشرة:

يجوز أن تُتخذ الإجراءات المنصوص عليها في الضوابط إلكترونياً.

المادة السابعة عشرة:

تُصدر الهيئة النماذج اللازمة لتنفيذ الأحكام الواردة في الضوابط.

المادة الثامنة عشرة:

تُنشر الضوابط في الجريدة الرسمية، ويُعمل بها من تاريخ نشرها.