اعتمد سعادة المهندس مسعود بن سعيد الهاشمي محافظ جنوب الباطنة وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالمحافظة، الذي يشمل إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها، وذلك بعد استكمال القائمة الاسمية للوثائق الخاصة بالمكتب، ويأتي هذا في إطار تعزيز كفاءة إدارة الوثائق وحفظها وفق أحدث المعايير العالمية، وكخطوة أساسية نحو بناء منظومة حديثة متكاملة لإدارة الوثائق، تعتمد على تصنيفها وترميزها وفق نظام دقيق يسهم في تنظيم عمليات الحفظ والاسترجاع، ويعزز كفاءة العمل الإداري.

ويستند هذا التطوير إلى المعايير العالمية المعتمدة، بما يواكب توجهات سلطنة عُمان نحو التحول الرقمي والحوكمة الرشيدة، بهدف تحسين الأداء المؤسسي وتسهيل الوصول إلى المعلومات بفعالية.

ومع دخول النظام حيز التنفيذ، ستعمل دائرة الوثائق بالمحافظة، بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، على تدريب الموظفين المعنيين على أساليب تطبيق النظام، ويشمل التدريب التعريف بأدوات النظام المختلفة، مثل تصنيف الوثائق، ومدد استبقائها، وإجراءات حفظها وإدارتها وفق أفضل الممارسات الحديثة.

وقد مر إعداد أدوات نظام إدارة الوثائق بعدة مراحل، شملت التنسيق مع الهياكل الإدارية المختصة بمكتب المحافظ، وإعداد قائمة دقيقة بأنواع الوثائق والملفات، ما أسفر عن إعداد الأدوات الإجرائية للنظام، بما في ذلك جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها، التي نالت الموافقة النهائية من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.